Privacyverklaring

In het kader van de uitoefening van onze dienstverlening, maar ook met betrekking tot het gebruik van onze website verwerken wij privacygevoelige informatie, ook wel persoonsgegevens genoemd. In sommige gevallen werken we bij de uitvoering van onze dienstverlening samen met andere organisaties of bedrijven.

Wij vinden het van groot belang dat er zorgvuldig wordt omgegaan met persoonsgegevens. Persoonsgegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Daarbij houden wij ons aan de eisen uit de privacywetgeving.

In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. We maken helder welke persoonsgegevens wij verzamelen en voor welke doeleinden wij deze gebruiken. We leggen u ook uit welke rechten u heeft en hoe u deze kunt uitoefenen.
In deze privacyverklaring komen de volgende onderwerpen aan bod:

  1. Wie is Claessen & Roelofs?
  2. Welke persoonsgegevens gebruikt Claessen & Roelofs?
  3. Waarom gebruikt Claessen & Roelofs deze persoonsgegevens?
  4. Duur van de opslag
  5. Welke rechten heeft u?
  6. Verstrekking aan derden
  7. Website en cookies
  8. Beveiliging

1. Wie is Claessen & Roelofs?

Claessen & Roelofs Fiscale en Financiële Dienstverlening B.V. (hierna te noemen
Claessen & Roelofs), gevestigd aan Startbaan 6, 1185 XR Amstelveen, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

2. Welke persoonsgegevens gebruikt Claessen & Roelofs?

Claessen & Roelofs gebruikt uitsluitend die persoonsgegevens die voor een goede dienstverlening en bedrijfsvoering noodzakelijk zijn.

a. Persoonsgegevens nodig voor relatiebeheer

Voor relatiebeheer en communicatie worden contactgegevens verwerkt, zoals naam, voornaam, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats, emailadres, telefoonnummers en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens.

b. Persoonsgegevens nodig voor nakomen van overeenkomst of wettelijke verplichting

Voor het nakomen van een overeenkomst of wettelijke verplichting is verwerking van bepaalde persoonsgegevens noodzakelijk. Te denken valt hierbij aan: geboortegegevens, leeftijd en geslacht, functie, opleidingsniveau, nationaliteit, kenteken, financiële gegevens, bank- en betaalgegevens, fiscale gegevens, waaronder BTW gegevens en belastingaangiften, WOZ-beschikkingen, notariële stukken (bijvoorbeeld een oprichtingsakte of huwelijkse voorwaarden) en gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie.

c. Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens

Voor het verzorgen van belastingaangiften en toeslagen, (subsidie)aanvragen en de salarisadministratie is Claessen & Roelofs vanuit de wet verplicht het BSN-nummer te verwerken. Een volledige kopie van het identiteitsbewijs is daarnaast verplicht vanuit de loonbelasting.

De Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme) verplicht Claessen & Roelofs uw identiteit vast te stellen en een bewijs daarvan te bewaren.

Het samenstellen van diverse soorten financiële- en adviesrapportages, belastingaangiften en loonstroken vormt de kern van de dienstverlening van Claessen & Roelofs. Dit soort documenten wordt, evenals adviesdossiers, aangemerkt als ‘gevoelige persoonsgegevens’ waarmee uiterst zorgvuldig wordt omgegaan. Vertrouwelijkheid en geheimhouding naar derden is hiervoor het uitgangspunt. Dit geldt uiteraard ook voor inloggegevens zoals gebruikersnamen en wachtwoorden. De technische en organisatorische beveiliging is hierop afgestemd.

3. Waarom gebruikt Claessen & Roelofs deze persoonsgegevens?

De diensten die Claessen & Roelofs verleent bestaan uit het samenstellen van
jaarrekeningen, het verzorgen van belastingaangiftes, boekhouding of het laten verwerken van salarisadministraties en het uitbrengen van adviezen op gebied van fiscale, financiële en organisatorische vraagstukken. Om aan deze diensten een professionele invulling te kunnen geven is de verwerking van persoonsgegevens van onze klanten noodzakelijk.

4. Duur van de opslag

Claessen & Roelofs verwerkt niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking of nakoming van de overeenkomst die met u is gesloten. Als gegevens niet meer nodig zijn worden ze gecontroleerd verwijderd.

5. Welke rechten heeft u?

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de
gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Claessen & Roelofs en heeft u het recht op
gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een andere, door u genoemde organisatie, te sturen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar privacy@crdienstverlening.nl. Alleen als er geen dwingende, bijvoorbeeld wettelijke belemmeringen zijn, zal Claessen & Roelofs uw verzoek
honoreren.

6. Verstrekking aan derden

Claessen & Roelofs verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Dat laatste kan bijvoorbeeld het geval zijn bij controle door de belastingdienst, de FIOD of het BFT, organisaties die een wettelijke opsporingsbevoegdheid hebben. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Claessen & Roelofs blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Informatie die bestemd is voor de overheid, bank of kamer van koophandel, zoals belastingaangiften, financiële rapportages en publicatiestukken worden door Claessen & Roelofs uitsluitend doorgegeven op basis van een machtiging die door u is afgegeven.

7. Website en cookies

Claessen & Roelofs maakt gebruikt cookies op haar website. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

a. Cookies in formulieren

Wanneer u gegevens verzendt via een formulier op onze website, kunnen cookies worden ingesteld om uw gebruikersgegevens te onthouden voor toekomstige correspondentie.

b. Cookies van derden

Onze website maakt gebruik van Google Analytics, een van de meest gebruikte en vertrouwde analytische oplossingen op het web, die inzicht geeft hoe u de website gebruikt en manieren waarop uw ervaring kan worden verbeteren. Denk hierbij aan hoe lang u op de site doorbrengt en welke pagina’s u bezoekt, zodat Claessen & Roelofs interessante inhoud kan blijven produceren. Zie de officiële Google Analytics- pagina (https://www.google.nl/analytics/ ) voor meer informatie over Google Analytics- cookies.

8. Beveiliging

Claessen & Roelofs neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn verzoeken wij u dit te melden via privacy@crdienstverlening.nl.

Alle medewerkers van Claessen & Roelofs hebben een geheimhoudingsplicht en mogen uitsluitend persoonsgegevens verwerken als zij deze voor hun werk nodig hebben. Onze computersystemen, computernetwerken en kantoor zijn beveiligd op een niveau dat noodzakelijk is gezien de aard en het volume van de te verwerken persoonsgegevens. Hetzelfde niveau van beveiliging eisen wij ook van de organisaties waarmee wij samenwerken, zoals leveranciers van software en netwerkbeheer.

9. Inbreuk op de beveiliging

Ondanks alle technische- en organisatorische beveiligingsmaatregelen kan een inbreuk (datalek) nooit volledig worden uitgesloten. Claessen & Roelofs pakt meldingen direct op voor nader onderzoek en neemt die maatregelen die nodig zijn om verdere schade voor betrokkenen en Claessen & Roelofs te voorkomen. Zoals de wet vereist, wordt een datalek dat ernstige gevolgen kan hebben, gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens en bij de perso(o)n(en) wiens persoonsgegevens in het datalek zijn betrokken.

10. Autoriteit Persoonsgegevens

Natuurlijk helpen wij u graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Mocht u er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heeft u op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens. (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit- persoonsgegevens/tip-ons)

11. Inwerkingtreding

Deze privacyverklaring is in werking getreden op 7 juni 2018.

12. Contactgegevens:

Indien u vragen heeft over uw rechten en de manier waarop Claessen & Roelofs met uw persoonsgegevens omgaat, kunt u schriftelijk of per mail contact opnemen met ons. Dat geldt ook als u klachten heeft.

Post:
Postbus 9173
1180 MD Amstelveen

Mail:
privacy@crdienstverlening.nl